Meer ontspanning in de planning

Het lijkt zo makkelijk, gewoon nee zeggen. Maar dat gaat ons toch vaak moeilijk af. We willen het graag voor iedereen goed doen. Maar doen we dat ook? Als onze agenda zo vol zit, kunnen we dan nog elke taak de juiste aandacht geven? ‘Nee’ zeggen betekent eigenlijk: niet overal ‘ja’ op zeggen. Komt er een verzoek dat niet in je agenda past? Of heb je er simpelweg geen energie voor of zin in? Zeg dan kort en krachtig ‘nee’. Leg vervolgens kort uit waarom je nee zegt en wat je wél voor diegene kunt betekenen. Bijvoorbeeld: ‘Nee, ik heb vandaag andere projecten lopen. Zal ik er woensdag op terugkomen?’ ‘Nee, dit kan ik helaas niet voor je doen. Waar ik je wel mee kan helpen is…’ Je zult merken dat het geven van duidelijkheid juist voor wederzijds begrip zorgt.

Ken je dat gevoel wanneer je van alles en niets aan het doen bent? Je houdt je bezig met dingen die eigenlijk niet belangrijk zijn, of je doet meer dan van je gevraagd wordt zonder dat het nodig is. Kortom: je schiet soms door. Stel jezelf daarom regelmatig de vraag: gebruik ik mijn tijd op dit moment optimaal? Ben ik bezig met mijn prioriteiten en doelen voor die dag? Is het antwoord nee, neem dan even een mini-pauze om helder te krijgen waar je de focus op wilt leggen zodat je daarna weer gericht aan de slag kunt gaan. Dus als er een collega binnenwandelt en naast je neerploft om even een project door te spreken… vraag je ook dan af: is dit iets wat ik NU moet oppakken of is het belangrijker dat ik afmaak waar ik nu mee bezig ben? Dit geeft je uiteindelijk meer rust, omdat je je hoofd bij één ding tegelijk kunt houden. Het is veel efficiënter en bevredigender om één ding af te maken, dan vijf losse eindjes over te houden op je to-do-list.

Niet elke taak is even belangrijk. Behandel bijzaken daarom ook niet als hoofdzaken. Probeer ze duidelijk te scheiden en maak voor jezelf elke dag een prioriteitenlijstje. Wat wil je vandaag gedaan hebben? Check vervolgens of het haalbaar en realistisch is qua tijd. Bekijk welke taken écht vandaag opgepakt moeten worden. De rest streep je door en verdeel je over de andere dagen van de week.

En doe dat niet alleen voor jezelf, maar ook naar anderen toe. Wie veel belooft, zal moeten rennen om de beloftes na te komen. Hierdoor kom je de verwachting soms niet na. Maar wie te weinig belooft, zal de verwachtingen juist eerder overtreffen. Dat komt omdat jij dan een realistische uitkomst voorhoudt. Zeg daarom niet gelijk ‘ja, komt voor elkaar’ of ‘morgenochtend ligt het verslag op je bureau’. Bedenk eerst of het wel haalbaar is en temper je wil de vrager te pleasen. ‘Ik pak het op, maar kan er pas morgenmiddag mee van start gaan.’ Heb je tijd en fut over, dan kan de uitkomst alleen nog maar mooier worden. Op die manier kun je de vrager ook nog eens positief verrassen. En dit fijne gevoel blijft bij jou én bij hem of haar hangen!